Recruiting Policy

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Required data purpose and type

The process of job application to the available positions represented on the site, involves OmnitechIT in the collection and handling of personal data required and requested in the form: data functional to the process of research and recruitment of personnel for the various Recruitment/internship scenarios. This collected data will be used by OmnitechIT, for preliminary evaluation purposes of the represented qualifications; and in a second phase, to initiate the contacts and the recruiting procedure.

In order to use the recruiting services, the user must therefore provide personal data such as: Name, surname and E-mail address to be included in the registration form present in the “Work with Us” section of the www.omintechit.eu site, enclosing and submitting the Curriculum Vitae (or other documents useful to the selection of the professional figures, Cover letter, etc.) in the appropriate section “Work with Us” by clicking on the button “Choose File” introduced by the relevant call to the specific information.

Data processing modalities

OmnitechIT will use the applicant’s personal data to:

  • Evaluate eligibility for the given role and/or roles that might become available in the near future;
  • Carry out any related administrative activities, (hypothesis: reimburse the interested person/candidate for expenses related to sustaining the interview);
  • Make any related recruiting-process communications.

The processing of the data will be made through the use of computerized and/or automated tools and by paper support means, in any case, according to the guarantee criteria for the safety and the confidentiality of the information, in compliance with the existing regulations. The treatment of the acquired data will be carried out by a company especially appointed and properly trained on the subject, in order to guarantee the principles of information protection.

Candidates Rights

In expected cases, the user may at any time require:

  • The confirmation of the existence or non-treatment of personal data concerning him/her;
  • To view the personal data acquired;
  • To know the origin of this data, the purpose of the treatment, the methods of acquisition and the logic of treatment;
  • The updating, rectification, integration, transformation in anonymous form, limitation of treatment, oppose for legitimate reasons to the processing of personal data and ask for and get the deletion without undue delay, according to the rights in Art. 15 ss. Reg. Eur. 679/16 which shall be construed herein fully reported;
  • To file a complaint, where the legitimate conditions are valid, to the competent authorities.

The relevant requests can be submitted in writing to the following delivery dataprotection@omnitechit.eu.

Data Retention

With reference to the purposes of the treatment previously identified, the data will be preserved:

  • When the applicants receive the CV, a first skimming of the “interest or not” is made.
    The latter are immediately cancelled while those “of interest” will be subject to preservation for about 12 months from the day of receipt (12 months is a term commonly considered acceptable for treatments related to such scenarios). Within these 12 months, therefore, a “contact” can take place: otherwise, expiring this term, the timely deletion of data will take place.
  • Following the eventual contact, in case of “non-assumption”, the initial data of the person concerned and, if necessary, those further accrued from the contact itself, may be retained for a period of time (generally considered reasonable) of 24 months from the time of completion of the activities relating to the contact itself. This retention period is functional, for the purposes of the Organization, respecting a possible subsequent call for other positions of interest. After this term, the deletion of data will follow.
  • In the case of “recruitment”, the CV and other data of the person concerned will converge in the personnel folder at the Human Resources facility in the Organization and, therefore, be deleted from the systems of the selection appointees, within a Period considered to be reasonable within a time frame identified as maximum of 15 days. The continuation of personal data retention for a further period is planned only for the scenarios where a possible judicial process is in act and an explicit request was received from the competent authorities in accordance with the Applicable regulations in force.

Data Transfers

The candidate’s data is not subject to transfers abroad. Any scenarios of this type will be generated, if necessary, during the contact with the candidates themselves: in these phases they would be informed specifically of any possibility of transfer abroad of the data in consideration.

Policy Updates

This Policy is updated on the date indicated in its heading. However, OmnitechIT may make further updates at any time.

To get a complete overview of how OmnitechIT treats and uses user data please take a look at the following informative, Privacy Policy.

Owner of Data Treatment

OmnitechIT S.r.l.
Via Fiume Giallo 3
ROMA (RM) – 00144
ITALIA
Tel. +39 06 88816479
Email: info@omnitechit.eu
dataprotection@omnitechit.eu
CF/VAT: 07306140968
N°REA: RM-1472372
Social Cap: €1,000,000.00


Finalità e tipologia dei dati richiesti

Prestare interesse alle posizioni lavorative rappresentate sul sito, comporta, per OmnitechIT, la raccolta e utilizzo dei dati personali dell’interessato necessari e richiesti nel form: dati funzionali al processo di ricerca e assunzione di personale per i vari scenari di assunzione/stage. I dati così raccolti saranno utilizzati da OmnitechIT, in generale, per scopi preliminari di valutazione delle qualifiche rappresentate; in seconda fase, per poter avviare i contatti e la procedura di recruiting.
Per usufruire dei servizi di recruiting, l’utente deve pertanto fornire dati personali quali: Nome, Cognome e Indirizzo E-mail da inserire nel form nella sezione “Work with us” del sito www.omintechit.eu allegando ed inoltrando il Curriculum Vitae (o altro documento utile alla selezione della sua figura professionale es. cover letter) nell’apposita sezione “Work with us” cliccando pertanto sul pulsante “Scegli file” introdotto dal relativo richiamo all’informativa specifica.

Trattamento dei dati e modalità

OmnitechIT utilizzerà i dati dei candidati alle posizioni rappresentate sul sito per:

  • Valutare idoneità all’assunzione per il ruolo indicato e/o per ruoli che potrebbero diventare disponibili in immediato futuro;
  • Svolgere eventuali terze attività amministrative legate, ad esempio, alla gestione del contatto per le finalità prevviste (ipotesi: rimborsare l’interessato/candidato per spese legate al sostenimento del colloquio);
  • Effettuare qualsiasi comunicazione relativa al processo di recruiting.

Il trattamento dei dati avverrà sia attraverso l’ausilio di strumenti informatici e/o automatizzati sia mediante supporto cartaceo e, comunque, secondo i criteri di garanzia per la sicurezza e la riservatezza delle informazioni stesse, nel rispetto delle normative vigenti. I trattamenti dei dati acquisiti saranno svolti da soggetti appositamente incaricati dalla società e opportunamente istruiti, al fine di garantire i principi di tutela delle informazioni.

Diritti dell’interessato

L’Utente potrà, in ogni momento richiedere nei casi previsti:

  • Conferma dell’esistenza o meno di un trattamento dei dati personali che lo riguardano;
  • Prendere visione dei dati personali acquisiti;
  • Conoscere l’origine dei suddetti dati, le finalità del trattamento, le modalità di acquisizione e la logica di trattamento;
  • Chiedere l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la trasformazione in forma anonima, la limitazione del trattamento, opporsi per motivi legittimi al trattamento dei dati personali ed in ultimo chiederne ed ottenerne la cancellazione senza ingiustificato ritardo, secondo i diritti sanciti dall’art. 15 ss. Reg.Eur. 679/16 che si intendono qui integralmente riportati;
  • L’interessato ha il diritto di proporre reclamo, ove ne sussistano i legittimi presupposti, alle autorità competenti.

Le relative richieste possono essere inoltrate in forma scritta al seguente recapito dataprotection@omnitechit.eu.

Conservazione dei dati

Con riferimento alle finalità del trattamento precedentemente individuate i dati saranno così conservati:

  • al momento della ricezione del cv dei candidati viene effettuata una prima scrematura tra quelli “di interesse o meno”.
    I secondi sono subito cancellati mentre quelli “di interesse” saranno oggetto di conservazione per circa 12 mesi dal giorno della ricezione (12 mesi è un termine comunemente ritenuto accettabile per i trattamenti relativi a tali scenari). All’interno di questi 12 mesi, pertanto, può avvenire un “contatto”: diversamente, spirato inutilmente tale termine, segue tempestiva cancellazione dei dati
  • a seguito dell’eventuale avvenuto contatto, nel caso però di “mancata assunzione”, i dati iniziali dell’interessato ed eventualmente quelli ulteriormente maturati dall’avvenuto contatto stesso, potranno essere conservati per un periodo (ritenuto generalmente congruo) di 24 mesi dal momento della conclusione delle attività relative al contatto stesso. Questo periodo di conservazione è funzionale, per gli intenti dell’organizzazione, rispetto una eventuale successiva chiamata per altre posizioni di interesse. Trascorso tale termine inutilmente segue cancellazione dei dati.
  • nel caso invece di “assunzione”, il cv e gli altri dati dell’interessato convergeranno nella cartella del personale presso la funzione risorse umane presente nell’organizzazione e, verranno dunque cancellati dai sistemi degli incaricati alla selezione, entro un periodo ritenuto congruo all’interno di un lasso di tempo individuato in max. 15 g.
    Sono fatti salvi i casi in cui la, proroga della conservazione dei dati personali per un periodo ulteriore, sia dovuta a scenari di eventuali conteziosi giudiziali nonché a seguito di una richiesta esplicita da parte di autorità competenti in base alle normative vigenti applicabili.

Trasferimento dei dati all’Estero

I dati dei candidati non sono soggetti a trasferimenti all’estero: eventuali scenari di tale tipo maturerebbero, eventualmente, durante il contatto con i candidati stessi: in tali fasi verrebbero informati specificamente delle eventuali ipotesi di trasferimento all’estero dei dati in considerazione.

Aggiornamento Recruiting Policy

La presente informativa è aggiornata alla data indicata nella sua intestazione, tuttavia OmnitechIT, potrà apportare, ulteriori aggiornamenti in ogni momento.

Per avere una panoramica completa di come OmnitechIT tratta e utilizza i dati dell’Utente si prega di prendere visione dell’informativa, Privacy Policy.

Titolare dei dati trattati

OmnitechIT s.r.l.
Via Fiume Giallo 3
ROMA (RM) – 00144
ITALIA
Tel. +39 06 88816479
Email: info@omnitechit.eu
dataprotection@omnitechit.eu
CF/VAT: 07306140968
N°REA: RM-1472372
Social Cap: €1,000,000.00